Ja w czasie, czyli utracone korzyści w zbędnych e-mailach

Kategorie: Artykuły, Przywództwo, rozwój menedżerski, HRM
Elżbieta Sawczyn

Źródło: serwis Sales News

 

Umiejętność zarządzania czasem w dzisiejszych realiach staje się coraz bardziej nieodzowna. Jest wymagana i oczekiwana przez wszystkich pracodawców, bez wyjątku. Większość rozmów rekrutacyjnych zawiera jedno z pytań pod tytułem: a jak pan, pani łączyła to czy tamto, godziła pracę… itd. Pytamy, wyciągamy wnioski z uzyskanych odpowiedzi, po czym nasza pieczołowicie zrekrutowana osoba trafia do organizacji. I wszystkie nauki, szkolenia z tego zakresu „biorą w łeb”. Szybko się okazuje się, że nasz kandydat ma problem z określeniem tego, co jest ważne, a co pilne, ciężko dostosowuje się do przyjętych standardów, czyli innymi słowy – kultura organizacji zaczyna go przerastać.

Dlaczego tak się dzieje? Pomyślmy przez chwilę, jaka może być przyczyna tego, że ten kandydat, wybrany jako najlepszy spośród kilku czy kilkunastu innych nie umie się odnaleźć w naszej firmie? Co możemy zrobić, aby poprawić sytuację? Na co powinniśmy zwrócić baczniejszą uwagę?

Pierwsza reakcja przełożonego czy trenera wydaje się być oczywista: konieczne szkolenie, jak najszybciej, może kilka, najpierw podstawowe, później zaawansowane, a może jeszcze jakaś gra. Ale to – jak pokazuje praktyka – nie rozwiązuje problemu, bo mimo najlepszych szkoleń z tego zakresu, zaangażowania uczestników ciągle jeszcze w większości firm zbyt rozrzutnie gospodaruje się czymś tak bezcennym jak czas. Dla przykładu, naszą energię i czas pożera dobrodziejstwo i zmora dzisiejszych czasów, jaką są e-maile. Służbowa poczta w wielu firmach stopniowo zaczyna przybierać monstrualne rozmiary.

Przykład

W firmie X zajmującej się sprzedażą trwają uzgodnienia dotyczące kolejnego zamówienia. Szef działu wysyła drogą mailową polecenie zajęcia się tą sprawą panu Jankowi. Dział liczy 7 handlowców. Wysyła również do wiadomości 6 pozostałych (gdyby ktoś pytał, będą zorientowani w sytuacji). Sprawa jest ważna, klient też, w związku z powyższym wysyła jeszcze do wiadomości swojego szefa (musi wiedzieć, że zajmujemy się ta sprawą). Pan Janek – pilny pracownik i świetny handlowiec odpisuje do „wszystkich” – „ szefie, oczywiście zaraz się zajmę”. Klient oczekuje jednak dodatkowych zniżek, wobec tego pan Janek wysyła zapytanie do szefa (i do wszystkich pozostałych), co w takiej sytuacji możemy zrobić. Zamiast dzwoniąc, załatwić sprawę „od reki”, każda następna osoba wysyła zapytanie dalej, obowiązkowo do wiadomości „wszyscy”, ponieważ „trzeba mieć podkładkę” itd., itd.

Znamy to? A jakże. I tak dzieje się każdego dnia, w prawie każdej firmie, w przypadku nieomal wszystkich spraw. Dodatkowo, liczba wiadomości odebranych i wysłanych rośnie w postępie geometrycznym, komputery zaczynają się buntować, bo przecież nie ma czasu na kasowanie zbędnych i mniej lub bardziej wykorzystanych informacji.

Cóż z tego, że szkolimy ludzi, uczymy ich, jak sprzedawać, negocjować, kiedy często na wszystkich poziomach, tak na wszelki wypadek, ślemy informacje potrzebne i niepotrzebne, ważne i bez znaczenia. Przebicie się przez nie każdego dnia, śledzenie ich, bo może przyjść coś naprawdę istotnego, zajmuje wszystkim mnóstwo czasu. I tu dochodzimy do istoty. Bowiem te dziesiątki przypomnień, ponagleń, zapytań ze wszystkich szczebli zarządzania oraz współpracowników, innych działów, komórek powoduje odrywanie się od tego, co jest kwintesencją każdej firmy – działań przynoszących zyski. Tak firmie, jak i pracownikom. Może więc – jak to się robi w przypadku wielu podobnych problemów społecznych, trudno rozwiązywalnych, ogłosić w firmie dzień bez zbędnych wiadomości, najlepiej raz w tygodniu, by poczuć różnicę i odczuć korzyść.

Kiedy jesteśmy zajęci czytaniem e-maili, segregowaniem wiadomości – to na potem, to zapisać, to jest ważne, nie wiem, o co chodzi, to nie do mnie, odpiszę później, puszczę to dalej, może ktoś się zainteresuje itd. – coś ważnego w pracy czy w życiu osobistym może przejść obok nas. Utracone zyski nie wracają, a zranione naszą nieuwagą uczucia bliskich chowają się do pancerza obojętności. Czasem nie da się zarządzać, możemy tylko zarządzać sobą w czasie, a to oznacza, że musimy nauczyć się, jak wykorzystać nasze zasoby czasu i energii, wiedzy i umiejętności, aby osiągać zamierzone cele, czerpiąc z tego zadowolenie i satysfakcję.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on Twitter