Jak budować model kompetencyjny dla uczelni? Studium przypadku

Model  jest zestawem kompetencji wynikających z misji i strategii organizacji. Pozwala na realizację jej celów zgodnie z wartościami i oczekiwanym stylem pracy. Kompetencje to wiedza, umiejętności i postawy, które decydują o efektywnej realizacji zadań na danym stanowisku. O poziomie kompetencji u pracowników możemy wnioskować na podstawie ich zachowań. Model kompetencyjny dla uczelni, przygotowany przez IBD Business School, spełniał powyższe kryteria.

Model kompetencyjny dla uczelni a integracja procesów HR

Instytut Rozwoju Biznesu [obecnie IBD Business School] opracował model kompetencyjny dla jednej z polskich uczelni wyższej w ramach szerszego projektu, obejmującego także system motywacyjny czy kompleksową ocenę kadry. Model zawiera kluczowe kompetencje, decydujące o jednolitym standardzie jakości w całej uczelni. Będzie wykorzystywany w realizacji szeregu działań dotyczących ludzi w organizacji (zob. diagram ) – począwszy od rekrutacji i selekcji pracowników, po kształtowanie ścieżek kariery, szkolenia i rozwój, oceny okresowe, aż po motywowanie i wynagradzanie[1].

Każda kompetencja została zbudowana w wystandaryzowany sposób i zawiera: nazwę, definicję, nazwy poszczególnych poziomów (każda kompetencja jest opisana na 5 poziomach: poziom 1 – najniższy, poziom 5 – najwyższy) oraz listę reprezentatywnych przykładowych zachowań przypisanych do każdego poziomu. Zachowania mają charakter stopniowy. Oznacza to, że osoba charakteryzująca się poziomem wyższym ujawnia zachowania także z poziomów niższych, z wyjątkiem zachowań negatywnych, które nie są reprezentowane na wyższych poziomach.

Model kompetencyjny dla uczelni – kategorie kompetencji

W modelu kompetencyjnym, stworzonym dla uczelni, wyróżniono trzy kategorie kompetencji: ogólnouczelniane, kierownicze i specjalistyczne.

Pierwsza kategoria kompetencji – ogólnouczelniane

Pierwsza kategoria zawiera cztery kompetencje, wymagane od pracowników na wszystkich stanowiskach, bez względu na ich usytuowanie w hierarchii organizacyjnej. Od każdego pracownika oczekuje się działania zgodnego z takimi kompetencjami, jak: odpowiedzialne zaangażowanie na rzecz uczelni, umiejętność współpracy, dbanie o jakość oraz rozwijanie wiedzy i umiejętności zawodowych.

Druga kategoria kompetencji – kierownicze

W drugiej kategorii wyodrębniono dwie podkategorie odpowiednio do dwóch poziomów hierarchicznych: kompetencje kierownicze członków rady rektorskiej (prorektorów, dziekanów, kanclerza, kwestora) oraz kompetencje kierownicze kadry zarządzającej (poziom kierowników). Każdej grupie przypisano po trzy kompetencje. Dla członków rady rektorskiej są to: strategiczne zarządzanie uczelnią i poszczególnymi wydziałami, podejmowanie decyzji oraz delegowanie uprawnień i odpowiedzialności. Dla kierowników zaś wymagane kompetencje określono w następujący sposób: zarządzanie zespołem, podejmowanie decyzji oraz motywowanie i rozwijanie pracowników.

Trzecia kategoria kompetencji – specjalistyczne

Trzecia kategoria – kompetencje specjalistyczne – zostały przypisane do poszczególnych funkcji i obszarów merytorycznych uczelni. W danym przypadku, na pierwszym etapie, przygotowano model kompetencji dla działów administracyjnych. Tu również wyodrębniono dwie podkategorie kompetencji: ogólnoadministracyjne i specyficzne. Pierwsza obejmuje trzy następujące: skuteczną komunikację, planowanie i organizację pracy oraz przestrzeganie przepisów, a druga – orientację na klienta, orientację na klienta i rynek, myślenie analityczne, inicjatywę i innowacyjność. Kompetencje ogólnoadministracyjne bowiem powinny zapewnić najwyższy poziom efektywności w administracji. Z kolei w ramach kompetencji specjalistycznych dodatkowo określono kilka jednorodnych grup stanowisk, od których wymagane są dodatkowe kompetencje. Szczegółowe kompetencje specjalistyczne obejmują po jednej kompetencji specyficznej dla danego obszaru.

Zestaw kompetencji a miejsce stanowiska w organizacyjnej strukturze

Model kompetencyjny dla uczelni składał się z 17 kompetencji. Ich zestaw obowiązujący na danym stanowisku jest uzależniony od jego miejsca w strukturze organizacyjnej i powinien gwarantować oczekiwany poziom efektywności pracy. I tak zestaw kompetencji pracownika pełniącego funkcję kierowniczą obejmował: 4 kompetencje ogólnouczelniane, 3 kompetencje kierownicze i 3 kompetencje ogólnoadministracyjne. Natomiast zestaw kompetencji pracownika nie pełniącego funkcji kierowniczej tworzyły: 4 kompetencje ogólnouczelniane, 3 kompetencje ogólnoadministracyjne i 1 kompetencję specjalistyczną, specyficzną dla obszaru. Bez względu na miejsce stanowiska w strukturze organizacyjnej, na każdym z nich wymagane są kompetencje ogólnouczelniane. Zostały one określone przez władze uczelni i odpowiadają na jej potrzeby w odniesieniu do jej obecnej sytuacji, przyjętych kierunków rozwoju oraz sytuacji rynkowej i demograficznej.

Drugi etap prac to budowanie księgi kompetencji dla uczelni. Księga zawiera behawioralny opis wszystkich kompetencji wchodzących w skład modelu i oczekiwany poziom każdej z nich.

Opracowany model kompetencyjny to narzędzie do długookresowego wykorzystywania w organizacji, jednak powinien być modyfikowany zgodnie z nowymi potrzebami, wynikającymi np. ze zmiany strategii czy głównych celów organizacyjnych, których osiągnięcie będzie wymagało nowych ważnych kompetencji[2].

Autorka studium przypadku: dr Anna Bugalska