Umiejętność komunikowania się – prezentacja
Umiejętność komunikowania się należy do podstawowych umiejętności, jakich oczekuje się od wszystkich menedżerów. Umiejętność planowania i tworzenia profesjonalnych form komunikacji jest niezbędna, ponieważ:
- nieumiejętność dokonywania pisemnych czy słownych prezentacji obniża jakość pracy indywidualnej oraz całej firmy,
- brak pewności siebie przy prowadzeniu słownych prezentacji może być dla menedżerów jedną z ważniejszych przyczyn stresu,
- niedostateczna komunikacja (lub jej brak) wewnątrz grupy czy firmy powoduje utratę motywacji, synergii i ukierunkowania,
- źle zrozumiane instrukcje, źle zorganizowane spotkania i nieskuteczne środki komunikacji we wszystkich swych formach to główne przyczyny marnotrawstwa w bardzo wielu firmach.
Każdy menedżer powinien wiedzieć, jak skuteczniej planować i wykorzystywać różne możliwości komunikacji. Forma, jaką wybierze musi być dostosowana do odbiorców, rodzaju komunikat i do ustalonych celów. Niewątpliwie spośród wszystkich form komunikacji najwięcej stresu wywołuje osobista rozmowa bądź prezentacja.
Niezależnie od tego, czy trzeba stanąć przed pięcioma osobami czy pięcioma setkami ludzi, doświadczenie takie może być równie stresujące i wymaga solidnego przygotowania. Dokładne przygotowanie potrzebne jest także po to, aby wywrzeć odpowiednie wrażenie lub osiągnąć cele, nie narażając się równocześnie na załamanie nerwowe. Umiejętność komunikowania się to przepustka do umysłów słuchaczy.
Prezentacja – jak ją i do niej się przygotować
Zasady przygotowania prezentacji są dokładnie takie same jak w przypadku jakiejkolwiek innej formy komunikacji. Najpierw trzeba dowiedzieć się czegoś o odbiorcach:
- Kto i ile osób będzie tam uczestniczyć? Poziom w hierarchii zarządzania, stopień i liczba osób, dla których przeprowadzisz prezentację.
- Wiedza i oczekiwania. Obecna znajomość przedmiotu uczestników prezentacji. Czego oczekują i czego potrzebują od ciebie.
- Cel. Czy znają ogólną intencję prowadzenia prezentacji? Czy twoim zadaniem jest poinformować czy poinstruować? Przekonać czy zainspirować? Czy masz rozbawić i rozśmieszyć? A może musisz osiągnąć każdy z tych celów?
Przed zaplanowaniem prezentacji, należy sprawdzić, gdzie prowadzona będzie prezentacja i z jakich pomocy można będzie skorzystać. Czy dostępne są takie pomoce wizualne, jak rzutnik czy projektor, wideo? Czy dysponujesz tablicą magnetyczną lub zwykłą tablicą? Czy odbiorcy będą je wyraźnie widzieli?
Przed prezentacją zawsze należy odwiedzić salę, aby sprawdzić jej akustykę, układ pomieszczeń oraz dostępne pomoce i urządzenia. W praktyce nie zawsze będzie to możliwe, szczególnie kiedy dokonuje się prezentacji u klienta. Jednakże zawsze powinna istnieć możliwość zdobycia jakichś podstawowych informacji o dostępnych pomocach, rozkładzie i wielkości pomieszczenia. Takie informacje można uzyskać nawet przez telefon.
Zapytanie o dostępne pomoce jest oznaką profesjonalizmu. Nawet jeśli proszono cię o złożenie wizyty wysokim rangą menedżerom firmy klienta, należy bez wahania, choć grzecznie i formalnie, zapytać się o dostępne pomoce. Pamiętaj, że dyrektorzy, przed którymi dokonasz prezentacji, sami też często występują w takiej roli; będąc na twoim miejscu, zapytaliby o dostępne środki, i zyskasz ich szacunek, zadając tego typu pytania.
Należy także dowiedzieć się, jak długo prezentacja ma trwać. Podstawowa zasada mówi, że im krótsze ma być twoje wystąpienie, tym więcej wysiłku powinieneś włożyć w jego przygotowanie. O wiele trudniej jest przygotować skuteczną prezentację trwającą 10 minut niż prezentację dwugodzinną.
Planowanie prezentacji – podstawowe zasady
- Czas Musisz go w pełni kontrolować. Nigdy nie dokonuj prezentacji bez zegarka pod ręką; najlepszy byłby taki, którego nie widzą odbiorcy. Po zdjęciu zegarka z ręki i położeniu go na stole lub pulpicie można kontrolować czas, nie zwracając na to uwagi słuchaczy.
- Struktura Musi być wyrazista. Swoje myśli powinieneś wyrazić w pojęciach zrozumiałych dla odbiorcy.
- Pytania Określ, czy wolisz odpowiadać na pytania w trakcie prezentacji, czy na końcu. Najczęściej dobrze jest je przełożyć na później. Jeśli chcesz tak zrobić, podaj swoim słuchaczom przyczynę, np.: „Proszę o powstrzymanie się z zadawaniem pytań do końca prezentacji, gdyż być może odpowiedź na nie znajdzie się w przedstawionym materiale”.
- Wprowadzenie Jest to prawdopodobnie najważniejsza część prezentacji, gdyż jej zadaniem jest skupienie uwagi słuchaczy i wprowadzenie ich w sedno omawianego zagadnienia. Najlepiej jest zaplanować przebieg wprowadzenia słowo po słowie, i nauczyć się tego tekstu, tak by brzmiał naturalnie. Daje to pewność dobrego „wejścia”, i pomaga ci zapanować nad nerwami, które są zawsze największe na początku.
- Dowcipy Najlepiej ich unikać. Tak naprawdę najlepiej się nadają na popołudniowe pogawędki. Korzystaj z chwil rozprzężenia – jeśli w takim momencie potrafisz w naturalny sposób rozbawić słuchaczy, to dobrze. Dążenie do śmieszności prawie na pewno pogorszy ogólne wrażenie, a nietrafiony dowcip może zniszczyć twoją pewność siebie.
- Znajdź złoty środek Dziel swoją prezentację na małe części i wzmocnij je wykorzystując pomoce wizualnymi, jak tablica magnetyczna czy projektor do slajdów. Ponadto wypowiedź urozmaicaj także przykładami.
- nigdy nie przedstawiaj zbyt wielu faktów lub szczegółów technicznych,
- używaj liczb w sposób orientacyjny, szczegółowe informacje możesz przedstawić w dodatkowych materiałach, załącznikach i raportach,
- komunikat ma być prosty i jasny. Nie zbaczaj z tematu. Używaj pomocy wizualnych, aby wzmocnić przekaz, wywołać zainteresowanie lub pokazać trendy i zaprezentować ogólne informacje w sposób jasny i skuteczny.
- Pytania Powiedz, kiedy będziesz gotowy do udzielania odpowiedzi.
- Wnioski Jest to szansa na pozostawienie słuchaczy w dokładnie takim stanie umysłu, jaki zakładają twoje cele. Wszystkie wnioski muszą być zaplanowane i dokładnie rozważone. W trakcie prezentacji można wrócić do wcześniejszego punktu i poprawić błąd, ale nigdy przy podsumowaniu. Dobrze jest być zwięzłym w wypowiedzi i stosować proste znaki mowy ciała: (cofnij się o krok, połóż notatki, zdejmij okulary, usiądź, zrób coś, co oznacza koniec).
Planowanie prezentacji – technika
Podobnie jak w innych czynnościach menedżerskich, i w tym przypadku należy spisać cele, jakie zamierza się osiągnąć. Dopiero potem można rozpocząć proces szczegółowego planowania prezentacji. Proces ten wygląda następująco:
- Przygotuj dokładny tekst prezentacji. Można to zrobić samemu, zapisując każde słowo, albo też dyktując i spisując treść. Po zdobyciu pewnego doświadczenia ten etap traci rację bytu, ale zobaczysz, że mimo to przed przystąpieniem do planowania prezentacji wciąż trzeba będzie konstruować w umyśle szkic jej ogólnej struktury.
- Podziel materiał na punkty i podpunkty. Ogranicz każdy punkt z kilku zdań do paru kluczowych słów i określeń, które będą pełnić funkcję mnemotechniczną.
- Zastanów się, które z pomocy wizualnych najlepiej przedstawią główne myśli twojej prezentacji.
- Wymyśl przykłady, które wzmocnią i ożywią najważniejsze punkty.
- Określ czas potrzebny na przedstawienie każdego zagadnienia.
- Policz, ile czasu zajmie cała prezentacja.
- Weź pod uwagę dodatkowe kwestie, dodatkowy materiał, co może oznaczać, że będziesz potrzebował ok. 10% więcej czasu niż zaplanowałeś. W niezaplanowanych przypadkach taki margines pomoże ci uniknąć przekroczenia czasu.
- Spisz pytania, które spodziewasz się usłyszeć.
- Przepisz notatki na kartki o formacie pocztówki lub A5.
- Ponumeruj kartki z notatkami, może zepnij je spinaczem: jeżeli je upuścisz, to nie trzeba będzie ich porządkować
- Przygotuj pomoce, z których chcesz korzystać.
- Przeprowadź próbną prezentację – zwróć szczególną uwagę na rozpoczęcie i zakończenie, które muszą przebiegać gładko i pewnie.
- Przejrzyj swoje plany; próbna prezentacja pomaga zweryfikować logikę prezentacji.
Podsumowanie po przeprowadzonej prezentacji
Po prezentacji oceń, na ile się ona udała. Zapisz uwagi od razu, zanim zatrze się pierwsze wrażenie. Zachowaj notatki z prezentacji i pomoce wizualne do późniejszego wykorzystania.
Przy dokonywaniu prezentacji lub prowadzeniu osobistego spotkania ważne jest też, by pamiętać o ukrytych elementach komunikatu zakodowanych w mowie ciała, a przy wszelkich formach prezentacji (od notatek do plakatów) – o ukrytych znaczeniach koloru i stylu. Wzrok jest bowiem najważniejszym zmysłem w komunikacji. W normalnych okolicznościach, w których każdy widzi i jest widziany, suma komunikatów wzrokowych wynosi aż 75%. Pozostałe 25% to komunikaty dźwiękowe.
Umiejętność komunikowania się a mowa ciała
Mowa ciała jest częścią komunikacji niewerbalnej. Stosuje się ją, by wspomóc kontrolę interakcji, wyrazić uczucia, przeprowadzić społeczne rytuały i tak dalej. Główne określenia związane z komunikacją niewerbalną podano poniżej. Zwróć uwagę, jak wiele z nich mówi o zaangażowaniu ciała i jego poszczególnych części:
- wygląd – okazywanie poprzez strój i aparycję, kim jesteśmy,
- poruszanie się – całego ciała bądź jego części (rąk, nóg, głowy itd.),
- postawa – przygarbiona lub wyprostowana, niedbała lub wyrażająca gotowość, bliska lub daleka itp.,
- głos – wysokość tonu, głośność, tempo, intonacja itp.,
- pozycja – miejsce siedzenia, pozycja wysoka lub niska, stojąca lub siedząca itp.,
- twarz i oczy – ekspresja, kontakt wzrokowy, usta, brwi, policzki itp.,
- gestykulacja – dłonie, ręce, palce, uścisk dłoni, wskazywanie placem, dotykanie itp.
Utalentowany menedżer wie, że umiejętność komunikowania się w znacznej mierze zależy od tego, co się widzi. Dlatego bez względu na to, jak wyraźna jest wiadomość mówiona, komunikacja niewerbalna może tę treść przekazu wzmocnić albo ją podważyć.
Opracowanie własne redakcji serwisu na podstawie książki „Skuteczne zarządzanie marketingiem”(Angela Hatton, Mike Worsam).
Zobacz szkolenie: High Performance Leadership (HPL) – szkolenie z przywództwa dla rezultatów