Dynamicznie zmieniający się świat wymaga dostosowania się do nowych warunków, co może jednak przysporzyć pewnych trudności. Jeśli chodzi o zarządzanie zmianą, to istnieją dość popularne modele teoretyczne dotyczące tej kwestii. Jednak większość z nich nigdy nie była przedmiotem bezpośrednich badań empirycznych. Dokonując analizy istniejących modeli oraz gruntownego przeglądu badań empirycznych Stouten, Rousseau i de Cremer (2018) opracowali 10 zasad zarządzania zmianą opartych na dowodach. Pomimo że niektóre z nich powinny poprzedzać bądź następować po pozostałych, to większość może być stosowana jednocześnie i/lub wielokrotnie.
Zarządzanie zmianą – od czego należy zacząć?
Obraz Gerd Altmann z Pixabay
Na początek należy zadać sobie pytanie o to, czy zmiana w ogóle jest potrzebna? Aby to ustalić trzeba zgromadzić – najlepiej z wielu różnych źródeł – informacje na temat tego, w jakim stanie jest firma, jak funkcjonuje oraz w jaki sposób obecne warunki mogą wpłynąć na wdrożenie potencjalnej zmiany. Co nam to daje? Otóż oprócz odpowiedzi na pytanie, czy zmiana rzeczywiście jest potrzebna, czy też nie, zebrane informacje pomogą uzasadnić decyzję o zmianie przed szerszą grupą odbiorców.
Jeśli już ustaliliśmy, że istnieje potrzeba zmiany, należy zastanowić się, czy firma jest gotowa na jej wprowadzenie? Bardzo ważna jest tutaj historia zmian. Ponieważ to właśnie na podstawie dotychczasowych doświadczeń związanych z wdrażaniem innowacji krystalizuje się ogólny stosunek do przyszłych zmian. Pozytywna historia będzie się przekładać na pozytywne nastawienie do zmiany. Natomiast przeszłe niepowodzenia bądź trudności w tym zakresie mogą powodować opór. Następnym ważnym czynnikiem jest aktualny poziom stresu, z którym mierzą się pracownicy. Duża ilość zadań i związane z tym obciążenie może negatywnie wpłynąć na postrzeganie zmiany i wzmagać opór. Ostatnim aspektem, który zaleca się wziąć pod uwagę jest gotowość kadry kierowniczej do wdrażania i kierowania zmianą. Chodzi tu zatem o kompetencje do organizowania pracy w sytuacji zmiany.
Gdy już odpowiemy sobie na powyższe pytania należy zastanowić się nad możliwymi rozwiązaniami, rodzajem potrzebnych zmian oraz sposobami poprawy gotowości. Gdzie szukać informacji? Dobrze zasięgnąć języka wśród osób, zarówno z wewnątrz, jak i z poza firmy, które mają już jakieś doświadczenie w podobnych sytuacjach. Warto też pamiętać o osobach uczestniczących już w funkcjonowaniu firmy. Mowa tu o klientach, partnerach, pracownikach, którzy prawie na pewno będą mieli coś do powiedzenia w tej sprawie. Mogą też stać się niezwykle pomocni np. podczas testowania jednego z rozwiązań. Rozważając różne opcje nie zaszkodzi również sprawdzić, czy istnieją naukowe dowody na ich skuteczność. W czym pomocne mogą się okazać internetowe bazy danych.
Zarządzanie zmianą – praktyka stosowania najważniejszych zasad
Skoro już wszystko ustalone, zastanówmy się, co pozwoli nam na efektywne wprowadzenie w życie nowego rozwiązania? Nie małą rolę we wdrażaniu oraz nadzorowaniu zmiany odgrywa kadra kierownicza, w tym menedżerowie wyższego i średniego szczebla. Również co bardziej wpływowi pracownicy niższych szczebli mogą stać się agentami zmiany. Liderzy postrzegani jako godni zaufania, uczciwi, wspierający, przedstawiający zmianę w sposób przejrzysty będą w stanie stworzyć bezpieczne psychologicznie środowisko, w którym jest miejsce na wypowiedzenie swojego zdania, popełnianie błędów i naukę. Warto więc zadbać o rozwój kompetencji do zarządzania zmianą wśród członków kadry kierowniczej, zamiast zakładać, że już je posiadają.
Jednak skuteczność agentów zmiany opiera się nie tylko na ich umiejętnościach, ale również na więziach z zespołem. Przywiązanie pracowników do zespołu czy osoby agenta zmniejsza opór na wpływ. Przy wysokiej spójności zespołu, apele dotyczące zmiany angażują go jako całość, nie zaś zbiór odrębnych jednostek. A to, jak się okazuje, sprzyja wystąpieniu pozytywnych reakcji na zmianę.
Komunikowanie zmiany i wyznaczanie celów w zarządzaniu zmianą
Wspomnieliśmy już, że komunikowanie zmiany w zrozumiały sposób jest atutem dobrego lidera i ważnym aspektem tworzenia bezpiecznego środowiska. Dlaczego tak jest? Jasno komunikowane informacje na temat zmiany oraz dodatkowe wyjaśnienia pozwalają lepiej zrozumieć jej przyczyny i oswoić się z nią. Oprócz tego wizja zmiany powinna zachęcać do angażowania się w nią. W tym z pewnością pomoże określenie wspólnego dla możliwie wielu grup celu tejże zmiany. Dodatkowo warto pamiętać, że powtarzane przy pomocy wielu kanałów komunikaty, poparte dowodami jakości na rzecz logicznej struktury zmiany podnoszą wartość prezentowanej wizji, a w konsekwencji samej zmiany.
W procesie wdrażania zmiany pomocne może się okazać wyznaczenie celów na poziomie zarówno organizacyjnym, jak również indywidualnym. Pozwoli to określić skalę oraz zakres zmiany. Będzie także stanowić punkt odniesienia w ocenie zakładanych rezultatów. A to z kolei pozwoli zniwelować brak odpowiedzialności za zmianę ze strony kierownictwa. Równie pomocne będzie wspomniane już bezpieczne psychologicznie środowisko sprzyjające nauce i adaptacji do zmiany, przy jednoczesnym zmniejszeniu oporu. Warto skorzystać także z tego, co na temat zmiany mogą nam powiedzieć osoby, których ma dotyczyć. Dopuszczając pracowników niższego szczebla do głosu, możemy nie tylko zdobyć cenne informacje dotyczące planowanych czy też już prowadzonych działań. Możemy także znacząco poprawić zaangażowanie tych osób w zmianę.
Innym zjawiskiem, które warto wspierać, jest tworzenie się tożsamości organizacyjnej. Tym silniejsza tożsamość, w im większym stopniu podejmowane decyzje są postrzegane jako uczciwe i sprawiedliwe. Natomiast im silniejsze poczucie tożsamości z firmą, tym większa wytrwałość w przypadku trudności. Pomocne może się okazać również wprowadzenie tzw. struktur przejściowych, czyli np. tymczasowych stanowisk.
Zarządzanie zmianą a nowe rozwiązania
Ważnym elementem w procesie zmiany jest możliwość testowania nowych rozwiązań. Przeprowadzenie pomniejszych interwencji obejmujących poszczególne działy i zespoły oraz tworzenie stanowisk testowych pomoże zidentyfikować najskuteczniejsze interwencje dla danej jednostki organizacyjnej. Zapewni także przestrzeń adaptacji do nowych warunków. Takie eksperymenty przeprowadzane na małą skalę pokazują, jakie zmiany w zakresie ogólnego planu dają najlepsze wyniki.
Zatem wprowadzamy zmianę, stosując przy tym szereg dobrych praktyk opisanych wyżej. Ale skąd mamy wiedzieć, czy rzeczywiście coś się zmieniło, a jeśli nawet, to czy w taki sposób jak tego chcieliśmy? Pomoże nam w tym ocena okresowa, pozwalająca określić, w jakim stopniu oraz w jakim kierunku postępuje zmiana. Regularne zbieranie rzetelnych informacji z różnych źródeł (od wielu różnych osób) da nam możliwość szybszego reagowania, gdy pojawi się potrzeba zastosowania dodatkowych usprawnień. Dodatkowo wiarygodne dane dotyczące postępu zmiany mogą stanowić czynnik motywujący do dalszego działania.
Instytucjonalizacja zmiany
Załóżmy, że wprowadziliśmy zmianę zgodnie z opisanymi zasadami, ale zapewne nie była to ostatnia innowacja, jaka czeka firmę. Co można zrobić, żeby już teraz przygotować się na przyszłe zmiany? Otóż warto doprowadzić do instytucjonalizacji zmiany. Utworzenie komitetu albo komisji zajmującej się wprowadzaniem zmian może pomóc uczynić zmianę trwałą praktyką w firmie, zapewniając niezbędne zasoby, gdy jest to potrzebne. Włączenie zmiany do standardowych praktyk firmy sprzyja akceptacji przyszłych zmian przez obecnych i przyszłych pracowników. Instytucjonalizacja może również obejmować dalsze rozmieszczanie struktur wspomagających. Chodzi tu np. o włącznie nowych pracowników w społeczność organizacji oraz szkolenie ich w zakresie zmian. Zarządzanie zmianą to bowiem wieloraki i wielopłaszczyznowy proces, który jest tym skuteczniejszy, im więcej menedżerów i pracowników uczestniczy w jego realizacji.
Tego rodzaju praktyki pozwolą na stałą poprawę gotowości do zmiany, co może okazać się niezwykle pożyteczne, gdyż nie ma w świecie nic stałego, prócz zmiany.
Autor: Dawid Szymański
Stażysta IBD Business School
Źródło:
Stouten, J., Rousseau, D. M., De Cremer, D. (2018). SUCCESSFUL ORGANIZATIONAL CHANGE: INTEGRATING THE MANAGEMENT PRACTICE AND SCHOLARLY LITERATURES. Academy of Management Annals, 12(2), 752-788. https://doi.org/10.5465/annals.2016.0095
Zobacz: